La gestione documentale: la nuova frontiera per le aziende che vogliono restare al passo con i tempi

L’obiettivo del seguente articolo è quello di parlare dei benefici che un buon sistema di gestione documentale può apportare alle imprese che operano nei mercati odierni caratterizzati da cambiamenti costanti dal punto di vista tecnologico, istituzionale ed economico. Innanzitutto è bene specificare che la gestione documentale permette di elaborare documenti digitalizzati in un apposito sistema informativo con la finalità di associarli e collegarli in maniera completamente automatica.

Non bisogna confondere, tuttavia, il processo di archiviazione dei dati con il sistema di gestione documentale (DMS).

Il primo consiste, infatti, nella creazione di uno spazio digitale nel quale immagazzinare e indicizzare in modo corretto la versione digitale dei più comuni documenti cartacei. Il secondo, invece, oltre ad essere utile al trattamento della versione digitalizzata dei flussi informativi inerenti i documenti cartacei, è particolarmente efficiente per organizzare meticolosamente tutto ciò che riguarda i documenti nativi digitali come le fatture elettroniche da poco tempo rese obbligatorie per legge.

Aziende 4.0 in continuo miglioramento grazie ai sistemi di gestione documentale

La gestione documentale contribuisce ad innalzare l’efficienza nello svolgimento delle attività aziendali e, soprattutto, migliora la produttività aziendale.

Nello specifico, i vantaggi della gestione documentale fanno riferimento a:

Ottimizzazione del tempo nel processo di indicizzazione

Ciò che caratterizza un documento e ne permette una completa identificazione sono le informazioni inerenti la data di creazione, il numero dell’ordine, il codice cliente e l’identificativo di pratica. La funzione estremamente vantaggiosa del corretto utilizzo dei sistemi di gestione documentale è quella di rintracciare velocemente questi dati durante la scansione del documento ed etichettarli. Queste etichette digitali permetteranno, all’occorrenza, di recuperare velocemente i documenti immagazzinati negli archivi digitali.

Archiviazione più efficiente

I sistemi di gestione documentale oltre a velocizzare il processo di indicizzazione, permettono anche una più veloce e semplice modalità di conservazione digitale in modo tale che le aziende impieghino meno tempo nel recupero dei documenti.

Maggiore sicurezza

I software alla base dei sistemi di gestione documentale prevedono una chiara tracciabilità degli accessi con un sistema di privilegi di questi ultimi.

Questo ha delle implicazioni molto vantaggiose: in primo luogo, la visione dei documenti è consentita solo a chi ne ha l’autorizzazione; in secondo luogo, il passaggio del documento tra le varie figure che hanno il compito di portare a termine la pratica diventa automatizzato.

Migliore integrazione

I sistemi di gestione documentale, per essere concretamente vantaggiosi, devono essere perfettamente integrati con tutti i processi aziendali.

Nella maggior parte dei casi questo aspetto viene trascurato, ma in realtà è fondamentale per sfruttare al massimo le potenzialità dei sistemi di gestione documentale. In questo modo, il processo che inizia con la formulazione dell’ordine e la trasmissione delle specifiche di prodotto, si evolve con la produzione dello stesso e termina con l’emissione della fattura elettronica diventa più fluido ed efficiente.

L’importanza di rimanere al passo con i tempi

In un contesto caratterizzato da continui cambiamenti tecnologici e istituzionali, come quello odierno, è indispensabile che le aziende si dotino di nuovi software. Questi software possono essere loro di aiuto nella gestione dei grandi flussi informativi- che quotidianamente devono analizzare- e nell’organizzazione dei documenti fondamentali per lo svolgimento delle quotidiane attività aziendali.

Per questo motivo, l’implementazione di un sistema di gestione documentale, basato come detto precedentemente su software innovativi e nuove tecnologie, apporta numerosi benefici sia alle grandi imprese, ma anche alle piccole e medie imprese di tutto il mondo.

In conclusione, il concetto alla base dell’implementazione della gestione documentale è la maggior integrazione tra i prodotti e i sistemi che consentono di immagazzinare e classificare i documenti digitalizzati in modo tale da riscontrare benefici in termini di riduzione dei costi; tuttavia è utile anche per quanto riguarda l’ottimizzazione del tempo, piuttosto che una migliore organizzazione delle attività aziendali e la maggior condivisione delle informazioni all’interno dell’azienda.

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